Zorgorganisaties zijn grote datafabrieken. Volgens Bart Koenders, consultant bij BAS Consultancy, vraagt werken als financial in deze sector specifiekere kennis dan van private bedrijven. Maar niks wat niet te leren is, zegt hij erbij. 'Logisch denken en verbanden kunnen leggen zijn belangrijke kernkwaliteiten'

Bart is nu gedetacheerd als financieel adviseur bij de GGD Hart voor Brabant. Hij houdt zich daar bezig met allerlei cijfers rond Covid-19. De priksnelheid, het aantal afgenomen allergeen- en PCR-testen en andere data die we dagelijks als ‘nieuws’ voorbij zien komen. Met business intelligence software worden regionale dashboards gebouwd over het aantal eerste, tweede en derde corona-vaccinaties. “Maar ik wil ook kunnen meten hoeveel antigeen- en PCR-testen er zijn geanalyseerd door een bepaald laboratorium, omdat daar een factuur op volgt. Zulke specifieke informatie kan ik niet uit een dashboard halen. Ik kan wel de brondata naar Excel exporteren en daaruit halen wat ik nodig heb.”.

Mensen beter maken

Met zijn werk draagt Bart bij aan het beheersen van een maatschappelijk en gezondheidsprobleem, dat de samenleving al meer dan anderhalf jaar in z’n greep houdt. Daarvoor was hij namens BAS Consultancy werkzaam in onder meer de GGZ en bij verpleeghuizen. Juist het stukje purpose maakt dat hij zich in deze sector op z’n plek voelt. “In de zorg heb je, anders dan in veel private bedrijven, innerlijk meer het idee dat je bijdraagt aan iets dat groter is dan consumptie”, vertelt hij over zijn drijfveren. “Mensen beter maken, ook al ben je geen behandelaar. Af en toe op de zorgwerkvloer komen versterkt dat. Je maakt eens een grapje met een patiënt of bewoner. De zorg geeft een ander gevoel dan een productiebedrijf.”

Veel zorgvormen en financieringsmodellen

Zorginstellingen werken volgens Bart steeds sterker datagedreven. Sommige kengetallen wijken niet af van die in het bedrijfsleven, zoals kosten en opbrengsten. Terwijl winst, tenminste in intramurale zorg, geen rol speelt. “Als financial zit je veel op de kostenkant”, licht hij toe. “Instellingen beschikken over budgetten en moeten daar binnen blijven. Vaak is het een strak keurslijf. Daarom is monitoring zo belangrijk.” Daarnaast gaan veel KPI’s volgens hem niet in eerste instantie over geld, maar over performance.

Verschillende financieringsbronnen

Zoveel patiënt- en cliëntgroepen als er zijn, zoveel verschillende vormen van zorg zijn er: ziekenhuizen, verpleeg- en verzorgingshuizen, thuiszorgorganisaties, medische centra, GGZ-instellingen, gehandicaptenzorg, ouderenzorg, jeugdzorg en andere zorgaanbieders. Die verschillen bepalen ook de financieringsbron. Zelfs per zorgvorm zijn er soms meerdere geldstromen, weet Bart. Zo valt geneeskundige zorg in de GGZ onder de zorgverzekeringswet, betaalt het Zorgkantoor langdurig verblijf en komt het geld voor openbare geestelijke gezondheidszorg, dagbesteding en beschermd wonen via gemeenten. Dan is er nog Justitie, dat financieel de kosten draagt van zorg aan cliënten met een strafrechtelijke maatregel. Al die opdrachtgevers willen ook verantwoordingsinformatie, die net zo veelsoortig kan zijn.

Grote honger naar stuurinformatie

Juist door dat patchwork kan Bart nauwelijks algemeen geldende uitspraken over kengetallen in de zorg doen. Wat zorgorganisaties volgens hem wel gemeen hebben, is dat er doorlopend grote honger is naar management- en stuurinformatie, afkomstig uit uiteenlopende bronnen en systemen. Wat volgens hem voor elke vorm van zorg geldt: “Slim gebruikmaken van data stelt organisaties in staat goede beslissingen te nemen en betere zorg te leveren tegen lagere kosten.”

De datastromen vallen grofweg uiteen in drie categorieën, legt hij uit. “Patiënten/cliënten, personeel en financiën. Elk deelgebied heeft zijn eigen informatiebehoefte. Waar management vooral is geïnteresseerd in de algemene cijfers, doen teams en uitvoerders meer met signalen, veel meer op detailniveau.”

Sturen op gemiddelde prijs

Bart noemt de GGZ, waar hij zelf het meeste ervaring heeft. Een ingewikkeld stelsel. Vooral als het op ‘tijd schrijven’ en/of declareren aankomt zijn KPI’s belangrijk. “Productieafspraken bepalen dan bijvoorbeeld dat je voor 30 miljoen euro cliënten mag helpen, een gemiddelde prijs per behandeltraject van 6000 euro voor 500 cliënten. Met de huidige financieringsvorm wil je sturen op de gemiddelde prijs. Kom je daar bovenuit, dan heb je in principe een te hoge productie.” Een andere KPI in de GGZ is volgens hem de ROM: de Routine Outcome Monitoring. “Die is zorginhoudelijk en meet het effect van behandelingen. Zorgverleners en behandelaars kunnen er de kwaliteit van behandelingen mee verbeteren.”

Vast bedrag per bewoner

Gaat het over langdurige zorg in een verpleeghuis, dan is productiviteit minder belangrijk. “Je krijgt daar een vast bedrag per bewoner per dag. De ‘winst’ haal je daar onder meer door zo efficiënt mogelijk personeel in te zetten.” KPI’s die er dan toe doen, zijn onder meer (dagelijks) de bedbezetting; (dagelijks) ziekteverzuim; de (maandelijkse) kostprijs per zorgplek; het aantal opgenomen nieuwe, herstelde en overleden bewoners (per week of maand); het aantal aanvragen voor een zorgplek; het (maandelijks) beschikbare budget voor uitvoering van zorgtaken.

Kennis on the job opdoen

Als business controller in de zorg of als analist ga je dus aan de slag met zeer specifieke informatie. “Het is handig als je wat van de financieringssystematiek weet”, zegt Bart. “En je moet een beetje een helicopterview hebben. Maar je hoeft echt niet alles te weten. De meeste kennis doe je on the job op. Er zijn voldoende mensen bij zo’n organisatie die je verder helpen. Kijkend naar mijn eigen werk denk ik dat logisch denken en verbanden kunnen leggen belangrijke kernkwaliteiten zijn. En handig zijn met Excel en BI is natuurlijk een must.”