Kevin Knaapen: “Ik moet zichtbaar zijn”

In een concurrerende, snel ontwikkelende zakelijke wereld, moet je als organisatie snel kunnen schakelen. Weloverwogen beslissingen nemen kost tijd. Door betrouwbare, accurate en betere inzichten maak je in no-time een einde aan het manuele werk en verklein je de foutmarge ook nog eens. Dit alles is mogelijk door in te zetten op Business Intelligence (BI). De data consultants van BAS helpen jou aan effectieve data-oplossingen, zodat je jouw bedrijf toekomstbestendig maakt. Kevin Knaapen is 34 en al ruim 12 jaar als consultant bij BAS. Als Senior Financial Consultant heeft hij zich ontwikkeld tot BI-specialist. Kevin vertelt over zijn ervaringen in een reeks van drie artikelen. Dit is het tweede artikel in de reeks, waarin Kevin terugblikt op de eerste periode en vooruit kijkt op de laatste fase van zijn project.

In het vorige artikel vertelde Kevin al over dat geen enkele dag hetzelfde is op zijn opdracht bij BMI. De eerste fase bestond voornamelijk uit het leren kennen van de organisatie en het ontdekken van de projectkaders. Hoe kijkt hij nu op deze periode terug? “Als basis voor de optimalisatieslag bij BMI hebben we de dashboards van andere Europese landen gebruikt. Uiteraard hebben we goed gekeken naar de meerwaarde van alle functies en hebben we feedback gegeven op functies die voor ons niet van belang zijn of waarom we de opzet anders zien. Toen we in Nederland onze wensen voor BeNe specifieke dashboards helder op papier hadden staan, heeft het centrale BI-team in het Verenigd Koninkrijk de dashboards gebouwd in SAC. Bij de eerste livegang was zo’n 95% gereed. Natuurlijk is 100% het streven, maar die optimalisatieruimte zit onze voortgang niet in de weg. Naast het lokaal coördineren van het complete proces, heb ik ook de ruimte gekregen om zelf een dashboard te bouwen. Het gaat om visualisaties die de livegang van het systeem ondersteunen. We kunnen dankzij dit dashboard de eerste maanden na livegang goed in de gaten houden of alles naar wens verloopt. Gaan uitgaande facturen er goed uit? Worden facturen betaald? Komen inkomende facturen goed binnen en betalen we ze tijdig? Alle betrokkenen kunnen zo in één oogopslag zien waar de grootste uitdagingen zich bevinden en eventuele escalaties direct melden bij het lokale projectteam.”

Go Live

Hoe staat het er nu voor? “SAP S/4HANA is begin juli live gegaan. Dit betekent dat BMI nu de systemen gebruikt die door mij en mijn collega’s zijn gecreëerd. Door de dashboards hebben we iets om op dagelijkse basis op te steunen. Het is goed om te weten dat je als financial dus zoveel meer te bieden hebt en dat je echt niet hoeft te kunnen programmeren, als je je wilt verdiepen in Business Intelligence. Die vertaalslag zijn tussen Business en IT, dat is echt goud waard. De komende maanden bestaan dan ook uit monitoren en tijdig signaleren als er iets fout gaat. Het mooie hieraan is ook direct dat de medewerkers van BMI nu comfortabel worden met de nieuwe ontwikkelingen. Ze hebben de tijd om de systemen eigen te maken, terwijl ik rondloop en hulp bied. Dit stukje changemanagement is belangrijk, daar moet je de tijd voor nemen. De mensen moeten een transformatie doormaken; ze gaan van het aanvragen van financiële data naar het zelf achterhalen van de benodigde cijfers. Als dit allemaal soepel verloopt, dan is het voor mij als consultant tijd om te vertrekken.”

Best practices

Maar voordat het zover is, werkt Kevin nog aan de derde fase van dit project. Wat staat hem daarin te wachten? “Uit onze ‘go-live’ komen vanzelfsprekend learnings naar voren. We hebben bijvoorbeeld de uitleg van de systemen pas na livegang kunnen verzenden, wat rijkelijk laat is. Wij hebben wel geleerd van de uitdagingen waar Polen, Noorwegen en Engeland tegenaan liepen. Duitsland gaat onze learnings toepassen in hun transformatie, zodat ze het proces versnellen en optimaliseren. Het is natuurlijk fantastisch dat ze niet opnieuw het wiel hoeven uit te vinden.”

Voor de laatste fase van dit project is het essentieel dat de medewerkers Kevin weten te vinden. “Ik moet zichtbaar zijn in mijn rol, zodat ze mij direct raadplegen als er zich een onbekende situatie voordoet. Door Google Spaces te gebruiken, kunnen mensen met mij chatten en documenten delen, waardoor we de coördinatie mooi centraal houden. Daarbij wordt de maandelijkse nieuwsbrief gebruikt om iedereen op de hoogte te houden, via een pagina die ik heb toegewezen gekregen. Ik vind het fijn om te horen dat BMI tevreden is en dat ze blij zijn met wat we tot op heden hebben bereikt. Als consultant heb je zelf nog weleens het gevoel dat je meer had kunnen of moeten doen, maar gelukkig voor de opdrachtgever is het vaak allang goed.”

Klaar om direct inzicht te krijgen?

BAS is gespecialiseerd in Data & Analytics en Finance met 25 jaar expertise. We bieden oplossingen voor uiteenlopende klanten, van de Corporate sector tot de Public Sector of Healthcare.

Dit doen we op verschillende manieren:

• Capaciteit invulling (detachering);
• Projectbasis;
• Beheer van data oplossing (abbonementsvorm);
• Verschillende (incompany)trainingen en workshops;

Benieuwd naar de mogelijkheden? Maak kennis met Remy.