Veel financials zijn gehecht aan Excel. Maar als programma om bedrijfsprocessen te analyseren en verbanden te leggen, hebben spreadsheets hun langste tijd gehad. Met Business Intelligence (BI) tools kan het slimmer en overzichtelijker, vindt Frank Boom.

Als specialist hielp Frank, senior finance consultant bij BAS Consultancy, uiteenlopende organisaties met verschillende pakketten zoals Tableau, Power BI. “BI-toepassingen stellen je in staat data uit bedrijfsprocessen, databronnen en externe informatie te verzamelen, te analyseren en in een dashbord weer te geven, zodat op basis daarvan gefundeerde beslissingen genomen kunnen worden.

Eenvoudige rapporten

Niks mis met Excel, vindt Frank. “Handig om snel een eenvoudige analyse in elkaar te zetten, als je geen al te uitgebreid rapport hoeft op te leveren. Winst, omzet, kosten, dat soort cijfers. Voordeel is ook dat je in Excel gemakkelijk informatie toevoegt. Maar als vraagstukken complexer worden, stopt het. Excel kent een limiet aan het aantal regels. En voor het combineren van data uit verschillende bronnen is Excel minder geschikt. Bijvoorbeeld voor het aan elkaar koppelen van verschillende databronnen om daar visualisaties van te bouwen.”

Verder is Excel volgens hem foutgevoelig. In de meeste spreadsheetdocumenten sluipen onvolkomenheden en versiebeheer wordt een bron van problemen. “Sheets worden door verschillende afdelingen en mensen gebruikt en/of aangepast. HR heeft zijn eigen sheets, evenals de productieafdeling en de financiële administratie. Door data bij elkaar te voegen op één plek krijg je betere samenwerking en voorkom je silo-denken. Informatie kan beter vergeleken worden. Houden drie mensen die hetzelfde werk doen iets bij, dan zul je zien dat ze het alle drie anders doen.”

Eenduidigheid

De gewenste eenduidigheid wordt volgens hem wel bereikt met een goede BI-oplossing. “Data wordt direct uit bron- bestanden, -systemen onttrokken (ETL). Alles komt op één plek samen. Iedereen die wat met de cijfers wil of moet, heeft het over hetzelfde. Zo voorkom je verwarring en discussie. De aandacht kan dan vooral uitgaan naar de te nemen beslissingen.”

Frank is ervan overtuigd dat BI data verwerkt tot inzichten waar je als organisatie echt wat mee kunt. “Het is verspilde moeite data te verzamelen die niet actionable zijn”, benadrukt hij. Niet alleen de specialisten binnen de organisatie moeten wat aan dashboards hebben, maar zoveel mogelijk gebruikers. Eenvoud is daarom zijn motto bij het maken van dashboards. Soms moet hij opdrachtgevers daarvan overtuigen. “Ze zijn gretig en willen zoveel mogelijk informatie laten zien. Maar dat maakt het onoverzichtelijk. Te moeilijke grafieken helpen evenmin. Een dashboard moet gebruikers in staat stellen snel beslissingen te nemen. Als ik ergens een project begin, breng ik daarom eerst de behoefte in kaart.”

Actiegericht moet

Als voorbeeld van BI-gebruik neemt Frank een hotel, waar boekingsnummers beschikbaar zijn die tevens de bezettingsgraad aangeven. Daarnaast zijn er ratings van gasten uit een totaal andere omgeving. Deze data zijn gekoppeld aan de financiële administratie. “In het financiële systeem is te zien hoe duur de overnachting was, of de gast ontbijt of andere consumpties heeft gebruikt, noem maar op. Als we die informatie linken aan de reviews, zou je daar misschien uit kunnen opmaken dat gasten die meer uitgeven ook tevredener zijn, of juist andersom.” Op basis van die informatie kan het hotel bijvoorbeeld speciale arrangementen aanbieden. “Ik kan het niet genoeg benadrukken: alles wat je doet met BI moet actiegericht zijn.”