Al jaren werkt Eric Verschoor in de financiële kolom van verschillende zorgorganisaties. Prachtig werk vindt hij dat zelf. Maar, er zit volgens Verschoor nog veel meer potentie in wat de businesscontroller kan betekenen voor de zorg.

Overal in de zorg hetzelfde, maar toch anders

Verschoor heeft al jaren ervaring als financial in de zorgsector, bij verschillende instellingen: “Van ziekenhuiszorg, tot GGZ en ouderenzorg; de diversiteit is groot. Maar de planning & controlecyclus is bij bijna iedere zorginstelling gelijk, uiteraard met eigen unieke aandachtspunten. Zo doe ik overal nieuwe ervaring op, en als consultant kan ik die weer delen bij andere opdrachtgevers ”.

Zorginstellingen gaan ook vaak anders om met de indeling van processen en de taakverdeling binnen de financiële kolom. Er zijn een aantal succesfactoren die er volgens Verschoor voor zorgen dat de businesscontroller binnen deze wisselende kaders nog meer toegevoegde waarde kan leveren.

Zorg voor een goede positionering van de business controller

Bij veel zorginstellingen wordt de financiële administratie bevolkt door mensen die al lang bij de zorginstelling werken. Dat is prettig, zij kennen de organisatie goed. Tegelijkertijd werken er vaak mensen die niet per se een financiële achtergrond hebben. Ook dat kan heel nuttig zijn, want veel medewerkers op de financiële afdeling hebben voorheen zorgtaken uitgevoerd. Ze hebben dus echt zicht op wat zich afspeelt in de organisatie. Wat je dan vaak ziet, is dat er functies worden gebouwd om de ervaring van een persoon, en niet om een taak. “Bij de positionering van de businesscontroller is het belangrijk om eerst inzicht te hebben in wat de taken zijn die iemand uitvoert,” vindt Verschoor.

“Vooral de vraag of het hier over Business Control gaat is belangrijk. Ik zeg vaak dat de financial controller vooral achteruit kijkt, en de businesscontroller vooral vooruit moet kijken. Twee hele verschillende taken dus, maar in de praktijk wordt het soms door elkaar gehaald.”

Strategisch werken en adviseren

De businesscontroller die vooruit kijkt, kan ook een solide bijdrage leveren aan de strategie van een organisatie.

“Dat betekent wel dat de businesscontroller aan tafel moet zitten bij het MT en de Raad van Bestuur.” Maar dat is niet het enige wat belangrijk is om een strategische bijdrage te kunnen leveren als businesscontroller volgens Verschoor “Vaak betekent het ook dat de businesscontroller erop uit moet. Een netwerk opbouwen om zoveel mogelijk nuttige kennis van buiten naar binnen te brengen. Wij doen dat als consultants van nature, maar het is ook een belangrijke succesfactor voor een vaste businesscontroller.”

Het punt is wel dat er volgens Verschoor vaak nog teveel uitvoerende klussen liggen bij businesscontrollers. Daardoor hebben ze geen tijd voor strategische taken, laat staan om te netwerken. Ook op dat vlak ligt nog potentie.

Data analyse helpt bij de zaken waar het écht om draait

Businesscontrollers kunnen heel goed het verhaal áchter de cijfers vertellen. Vooral door data-analyse kunnen ze uitleggen wat er nú aan de hand is en goed onderbouwde financiële voorspellingen doen voor de toekomst. Deze financiële inzichten helpen bij betere besluitvorming.

“Eigenlijk vind ik dat businesscontrollers nog verder gaan dan het verhaal achter de cijfers,” stelt Verschoor. “Neem bijvoorbeeld het hoge ziekteverzuim dat je ziet bij zorginstellingen. Met een goede data-analyse kun je zien waarom het verzuim zo hoog is. Vervolgens kun je dan bepalen welke instrumenten je inzet om het ziekteverzuim weer naar beneden te brengen. Oftewel, je kunt veel gerichter kijken naar oplossingen.”

Het gaat hier dus niet alleen om ‘cijfers in een Excelsheet’, maar ook om wat zich daadwerkelijk afspeelt op de werkvloer. Blijkt uit de cijfers bijvoorbeeld dat verzuim hoger is onder medewerkers die werken met hele complexe cliënten die hun persoonlijke veiligheid in gevaar brengen? Dan is het goed om te kijken wat er nodig is om deze mensen beter te beschermen, of om ze extra weerbaarheidstraining te geven.

“De cijfers die we als businesscontrollers kunnen analyseren laten vaak zien waar het écht om draait.”

Kennis en ervaring delen; waar nodig met een externe consultant

De financiële kolom van de zorg kan de aankomende jaren bijdragen aan nog betere zorg vindt Verschoor. “Businesscontrollers kunnen een enorme meerwaarde bieden op strategisch niveau en bij data-analyse, maar dan moet hun functie wel duidelijk zijn. Vooruit kijken en ook echt tijd en ruimte maken om te kunnen netwerken zijn belangrijke succesfactoren.”

Het is niet altijd even eenvoudig om dit tijdens het dagelijkse werk bij zorgorganisaties onder de loep te nemen. Vooral op dat vlak kan een externe financiële consultant, zoals Verschoor, uitkomst bieden. “Ik kijk eigenlijk altijd eerst naar hoe de taken en de financiële organisatie zijn ingericht. Dat helpt enorm om inzicht te krijgen en vaak ook om een efficiencyslag te maken. Zo kunnen we er samen voor zorgen dat de zorg nog beter wordt. En dat medewerkers meer kansen krijgen om talenten ook in te zetten waar ze nodig zijn. Zoek elkaar ook op, blijf niet op je eigen eilandje zitten en ga het gesprek aan. Dat heeft een enorm effect en hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. ”