AO/IC zit op het snijvlak van processen en interne controle. Het is niet het meest spannende onderwerp, maar als de Administratieve Organisatie & Interne Controle (AO/IC) goed is ingericht kan het een organisatie veel opleveren, op operationeel, tactisch en zelfs op strategisch niveau. In dit artikel gaan we daar dieper op in.

Risico’s beheersen, compliance en informatiestromen

AO/IC is kort gezegd een beschrijving van de structuur, processen en functies in een organisatie. Het doel van het inrichten van AO/IC is om risico’s te beheersen, te voldoen aan wet- en regelgeving en informatiestromen goed te laten lopen. AO/IC kan op verschillende niveaus een flinke bijdragen aan de doelen van een organisatie. We zetten de drie niveaus op een rij.

Operationeel niveau

Een goed ingericht AO/IC-proces geeft medewerkers en andere stakeholders vertrouwen in het functioneren van de organisatie. Het helpt financiële ongelukken te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan fraude of vergissingen bij overboekingen.

Tactisch niveau

AO/IC is de basis voor goede managementrapportages. Als het management goede up-to-date rapportages krijgt, kan het tijdig bijsturen als de situatie daarom vraagt. Denk bijvoorbeeld aan veranderingen in inkoopprijzen waardoor een andere prijsstelling nodig is. Met goede managementrapportages is het ook makkelijker om te sturen op optimalisatie van processen en zo kosten te beheersen.

Strategisch niveau

Als de informatiestromen goed op orde zijn, is het ook makkelijker om grote strategische beslissingen te nemen. Dankzij goede AO/IC is het mogelijk om de analyse te maken waar in de organisatie het meeste geld wordt verdiend, wat de valuedrivers zijn. Met deze informatie kan het management betere strategische keuzes maken over investeringen en desinvesteringen. Daarbij is goede informatie ook heel belangrijk in overnameprocessen. Als een potentiële koper ziet dat de rapportages consistent en duidelijk zijn, is de kans groter dat het tot een transactie komt.

Voorwaarden goede AO/IC

Om de vruchten van AO/IC te kunnen plukken, is een aantal voorwaarden belangrijk. Zo moet de beschrijving van processen en structuren volledig zijn. Ook de risicoanalyses moeten compleet zijn, er moeten geen gaten in zitten. Daarnaast is belangrijk dat kennis over AO/IC wijd verspreid is binnen de organisatie. Op alle niveaus moet duidelijk zijn hoe processen lopen en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Is dit allemaal op orde, dan kan AO/IC bijdragen aan:

• Betrouwbaarheid en volledigheid van informatie
• Vertrouwen in de organisatie
• Goede financiële prognoses
• Een kleinere kans op misstanden
• Waarborgen van compliance
• Efficiëntie en effectiviteit
• Een betere waardering

Dit zijn allemaal zaken die voor elke organisatie de moeite waard zijn. Investeren in een goede inrichting van administratieve processen loont. Is de AO/IC in uw organisatie op orde?