Jaarrekeningenwerk voor HBO en WO instellingen verdient speciale aandacht

Het jaarrekeningenwerk bij universiteiten en hogescholen heeft een geheel eigen dynamiek en complexiteit. Van financiering, tot aan de typische opbouw van de uitgavenposten zijn er unieke kenmerken die het jaarrekeningenwerk in deze sector extra uitdagend maken. Maar ook extra interessant…

We vragen senior consultant én financieel onderwijsexpert Wim Mertens om een tipje van de sluier op te lichten van dit (voor velen) minder bekende financiële expertisegebied.

Het begint met een unieke vorm van financiering

HBO en WO-onderwijsinstellingen hebben een enorm complexe financiële bedrijfsvoering. Dat maakt het werk ook zo leuk en uitdagend vindt Mertens. “Maar het betekent ook dat het niet altijd even eenvoudig is om grip te krijgen, en te houden, op je inkomsten en uitgavenstroom.”

Kortgezegd krijgen hogere onderwijsinstellingen en universiteiten inkomsten uit drie hoofdbronnen die allemaal op hun eigen manier bijdragen aan de complexiteit van de financiële bedrijfsvoering:

• De belangrijkste is inkomstenstroom komt vanuit de overheid, via het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW). Hoeveel de hogere en academische onderwijsinstellingen jaarlijks ontvangen, is gerelateerd aan het aantal studenten dat ingeschreven staat. Daarnaast tellen nog een aantal factoren mee, zoals de studiesnelheid en het aantal mensen dat ook daadwerkelijk afstudeert. Deze aantallen zijn elk jaar weer anders waardoor de inkomsten van HBO-instellingen en universiteiten ook jaarlijks fluctueren en bovendien lastig voorspelbaar zijn.
• Vervolgens ontvangen HBO en WO-instellingen jaarlijks collegegelden van studenten die bij hen onderwijs genieten. Dit is een door de overheid vastgesteld bedrag, dat rond de tweeduizend euro per jaar ligt. De uitdaging bij deze inkomstenstroom is dat het geld vaak niet gelijkmatig over het jaar binnenkomt. De ene student doet een aflossing per maand, de ander betaalt het collegegeld in september in een keer. Daarbij speelt soms ook nog een extra uitdaging wanneer studenten niet, of veel te laat betalen.
• Hogescholen en Universiteiten doen regelmatig onderzoek voor het bedrijfsleven en mogen hiervoor onderzoeksgelden ontvangen. Het doel hiervan is om het kennisniveau en de innovatiekracht van het Nederlandse bedrijfsleven naar een hoger plan te trekken. Het gaat hier dus niet om specifieke ‘sponsoring’ vanuit het bedrijfsleven; het geld mag alleen worden besteed aan het onderzoek zelf.

Aan de uitgavenkant is de financiële bedrijfsvoering overigens niet minder complex, vertelt Mertens. “Het grootste deel van de inkomsten, tot wel 80%, wordt uitgegeven aan personeel. Personeel dat vaak in vaste dienst is, dus deze kosten kunnen niet eenvoudig aangepast worden aan de jaarlijks veranderende inkomsten. De overige 20% van de inkomsten wordt voor de helft besteed aan gebouwen, en voor de helft aan IT-kosten. Op zich niet heel opmerkelijk, maar een extra uitdaging is dat de uitgaven voor IT de aankomende jaren significant zullen toenemen vanwege scherpere cyberveiligheid en steeds meer afstandsonderwijs. Door deze laatste uitgavenpost zullen naar alle waarschijnlijkheid de kosten voor huisvesting weer afnemen.”

Zoveel verschillende wet- en regelgeving, maar niet zonder reden…

Omdat de inkomsten van onderwijsinstellingen grotendeels uit publiek geld worden gegenereerd, betekent dat ook dat er scherpe controle op de uitgaven is. “Logisch dat we daar zorgvuldig mee omgaan,” vindt Mertens. “Maar het betekent ook dat er veel wet- en regelgeving is waar we in de financiële bedrijfsvoering rekening mee moeten houden.”

De voornaamste twee partijen waarvoor universiteiten en hogescholen rapportages opstellen zijn:

• De externe accountant
• De overheid via het ministerie van OCW

“Net als bij iedere organisatie zal een externe controle plaatsvinden door een accountant,” licht Mertens toe. “Speciaal voor de financiële verslaglegging van onderwijsinstellingen is daarvoor de richtlijn RJ-660. Deze richtlijn wordt vrijwel elk jaar aangepast vanuit de overheid op basis van voortschrijdend inzicht. Ook hierop moeten we alert blijven bij de financiële bedrijfsvoering.”

Dit zijn de beste experttips om jaarrekeningwerk in de onderwijssector nóg beter uit te voeren

We vroegen Wim Mertens wat zijn beste tips zijn om het uitdagende jaarrekeningwerk in de onderwijssector zo uit te voeren dat je niet meer voor verrassingen komt te staan.

1. Stroomlijn financiële rapportageprocessen om nóg efficiënter te werken.
   
   
2. Zorg dat je up-to-date bent en blijft van de regelgeving omtrent alle inkomstenstromen – inclusief subsidies en overheidsfinanciering.
   
   
3. Nauwkeurigheid en transparantie zijn niet alleen een nice-to-have, maar een must-have.
   
   
4. Zorg voor een 4-ogenmethodiek, altijd en overal om fraude te voorkomen.
   
   
5. Een goede financiële rapportage is de basis voor weloverwogen beslissingen in (en soms ook over) het onderwijs.
   
   
6. Let op de recente wijzigingen in de wet- en regelgeving voor Europese aanbestedingen en voor ontwikkelkosten van private activiteiten buiten de opdracht van onderwijsinstellingen.